PMBOK: Como gerenciar um projeto

Como gerenciar um projeto? Essa é uma dúvida tão complexa que o mercado hoje conta com profissionais totalmente capacitados e focados nesse tipo de gerenciamento.

Quando se fala em projetos, pode-se pensar em grandes empreitadas, como a construção de uma ponte, entrega de alimentos para necessitados, um novo produto ou o desenvolvimento de um software. 

A pintura de uma casa, o conserto de um carro ou uma viagem de férias, contudo, também são projetos — de diferentes escalas. 

Considerando a discrepância de escopo, valores, cronogramas, envolvidos, dentre tantos outros fatores, esperar que a pintura de uma casa tenha o mesmo tempo de planejamento e documentação que a construção de uma ponte é inaceitável.

Surge então a resposta: não existe uma metodologia correta para gerenciar um projeto. E o PMBOK assim surge para ajudar a lidar com a incerteza.

O que é o PMBOK?

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK), traduzido como Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, é um livro de ensinamentos lançado por uma instituição de reconhecimento internacional, o Project Management Institute (PMI).

Não se trata de uma metodologia, mas sim de diretrizes e sugestões, baseados em um estudo de boas práticas atuais do mercado, que norteiam como gerenciar um projeto. Destaque para “atuais”: a fim de se manter atualizado, o PMBOK conta com diversas edições, que vão sendo lançadas conforme demanda.

Atualmente o PMBOK se encontra na 7ª edição, o que não significa que a 6ª esteja ultrapassada. Em verdade, diversos profissionais passam a ideia de complementação, sugerindo o estudo da 6ª e 7ª para profundo conhecimento da realidade atual de gerenciamento de projetos.

Importantes diretrizes do PMBOK

O nível de profundidade do PMBOK é tão grande que diversos cursos de pós-graduação focam centenas de horas em seu estudo. 

Mas, no fundo, a principal mensagem se encontra como bom senso. Bom senso ao entender o que é necessário no planejamento, na tomada de decisões e conclusão de um projeto.

Em sua 6ª edição, o PMBOK entra a fundo em dez áreas do conhecimento: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas. 

Cada uma dessas áreas deve ter um foco e algum grau de planejamento envolvido ao longo do ciclo do projeto que, também de acordo com o PMBOK, conta com cinco etapas: a iniciação, o planejamento, a execução, o monitoramento e controle e o encerramento.

Quais as vantagens de seguir o PMBOK?

Entender as boas práticas e documentações sugeridas pelo PMBOK aumentam a chance de sucesso do seu projeto pois garante:

• Estar a par das soluções atuais de mercado;
• Ter um planejamento ideal, nem de mais nem de menos, para seu projeto;
• Conferir uma visão dos objetivos e elementos-chave do projeto;
• Confiança na liderança e tomada de decisão;
• Um controle de riscos e ações de contingência;
• A concepção dos reais envolvidos no projeto e como lidar com cada um.

O PMBOK não garante o sucesso do projeto, mas assegura, através de medição e controle, o aumento da chance desse sucesso.

Por que usar o PMBOK em seu projeto de chatbot?

Caso um chatbot seja simples e direto, é tentador colocar a mão na massa e construí-lo de uma vez. E, embora em alguns casos isso possa gerar resultado, não se está considerando o risco envolvido.

Apresentar uma solução a seus clientes que não os envolva em um primeiro momento pode danificar a imagem do chatbot e tornar o público resistente a novas tentativas — mesmo que devidamente ajustadas.

Projetos que envolvem comunicação, chatbots inclusos, devem ter uma atenção especial para o planejamento: qual meu público-alvo? Qual o meu objetivo? O que meus usuários querem? Qual a melhor forma de apresentar minha solução?

Já em caso de chatbots mais robustos e complexos, o planejamento é ainda mais crítico. Além dos pontos acima, se tem a necessidade de um desenvolvimento ágil de software, com prototipagem e constante validação  — a fim de não desperdiçar horas de desenvolvimento em retrabalho.

Como usar o PMBOK para gerenciar seu projeto?

O primeiro passo é a iniciação: definir o objetivo do projeto, as expectativas, premissas e responsáveis. Pegue a aprovação desse projeto com o responsável e identifique todas as partes interessadas envolvidas no projeto.

Segue-se então com o planejamento: esclareça o que está e o que não está no escopo. No caso de chatbots e outros softwares, elabore os requisitos, histórias de usuário e um fluxograma. Recomenda-se o Whimsical, o Bizagi Modeler ou o Draw.io — todas ferramentas gratuitas.

Defina o cronograma de entregas; entenda os custos envolvidos (como horas de desenvolvimento); e defina padrões claros de qualidade para validar durante o andamento do projeto.

Além disso, identifique os recursos necessários, incluindo ferramentas e pessoal. Entenda o que deve comunicar a quem e de que forma (com, por exemplo, uma matriz RACI).

Identifique então quais riscos o seu projeto possui: oportunidades que podem surgir e ameaças que podem impedir. Cada premissa, ou seja, tudo que considera como necessário para seu projeto, também é um risco: caso não seja efetivado, o projeto pode estar em perigo.

Caso exista algo que dependa de um terceiro, avalie bem essa contratação. Defina métricas claras para acompanhar — pois será uma equipe fora do seu controle.

Por fim, mas não menos importante, revisite as partes interessadas que identificou, e analise suas expectativas e receios.

Com tudo planejado, inicie seu projeto, revisitando e atualizando todos os documentos conforme relevância.

Soa muita coisa? Pois, de fato, é. E esse artigo foi uma mera pincelada nas centenas de páginas do PMBOK. Mas manter em mente essas diretrizes é um passo enorme em direção à maturidade no gerenciamento dos seus projetos e no aumento de chance de que um investimento tenha um retorno bem-sucedido.

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